Administrasi Perkantoran – Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Ruang Lingkup

Posted on

Pengertian Administrasi Perkantoran – Administrasi Perkantoran merupakan serangkaian kegiatan dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data serta informasi guna mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi tersebut secara sistematik. Untuk lebih jelasnya lagi kami akan membahas materi makalah mengenai Administrasi Perkantoran mulai dari Pengertian, Fungsi, Tujuan, Tugas, Unsur, dan Ruang Lingkup. Maka simaklah ulasannya di bawah ini.

Administrasi perkantoran

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran merupakan serangkaian kegiatan dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data serta informasi guna mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi tersebut secara sistematik.

Secara etimologi, Administrasi ini berasal dari bahasa Latin, yakni Ad yang berarti intensif dan ministrare jika dalam bahasa Indonesia artinya  melayani dan memenuhi.

Jika dalam arti yang luas, administrasi perkantoran di sebut juga sebagai kegiatan perencanaan, mengarahkan, menyelenggarakan, , mengorganisir, serta mengawasi pekerjaan – pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup di kantor.

Fungsi Administrasi Perkantoran

  • Fungsi Teknis

Fungsi teknis administrasi perkantoran yakni fungsi yang memerlukan suatu pendapat, keputusan dan keterampilan dalam aktivitas perkantoran, misalnya seperti mengetahui cara  penggunaan perangkat lunak(software) dan perangkat keras (Hardware). Fungsi teknis ini sebagaimana yang sering di lakuakan oleh para staf administrasi yang berada di departemen Teknologi Informasi.

  • Fungsi Rutin

Fungsi Rutin, merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran yang baik , paling tidak menguasai hal yang mencakup pengarsipan, penggandaan dan lainnya. Fungsi rutin ini biasanya dilakukan oleh para staf administrasi yang harus bertanggung jawab atas kegiatan administrasi.

  • Fungsi Interpersonal

Fungsi Interpersonal yakni pada administrasi perkantoran ini memerlukan penilaian serta analisis yang akan menjadi dasar terhadap pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain. Adapun fungsi interpersonal ini sering kali dipakai oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik pangkat menjadi manajer.

  • Fungsi Analisis

Fungsi ini dalam administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran yang kreatif dan kritis diikuti dengan adanya kemampuan dalam mengambil keputusan. Fungsi analisis ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang memiliki tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat atasannya.organisasi.

  • Fungsi Manajerial

Fungsi Manajerial administrasi perkantoran ini memerlukan perencanaan, pemotivasian,pengoraganisasi, serta pengukuran. Fungsi manajerial ini biasanya gunakan oleh staf yang sejajar dengan manajer yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi organisasi.

Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran yakni diantaranya ;

  1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
  2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
  3. Membuat catatan dengan biaya minimal
  4. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
  5. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
Baca Juga :  Pemberdayaan Masyarakat - Pengertian, Prinsip, Tujuan Dan Tahapan

Tugas administrasi perkantoran

  1. Menangani segala keluhan dari pelanggan atau atau menjawab pertanyaan pelanggan tentang kebijakan dan prosedur.
  2. Memantau setiap aktivitas pekerjaan perkantoran dan administrasi untuk memastikan kepatuhan terhadap standar kualitas, waktu, dan prosedur yang tepat.
  3. Memewancarai, Memilih dan merekrut karyawan.
  4. Menjalani kebijakan perusahaan atau standar pelayanan dalam hubungannya dengan manajemen.
  5. Mendiskusikan setiap masalah tentang prestasi kerja dengan karyawan untuk mengidentifikasi penyebab permasalahan kemudian berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
  6. Memberi bimbingan kepada karyawan dalam hal menangani suatu masalah yang sulit atau kompleks.
  7. Membimbing atau menginstruksikan karyawan mengenai pekerjaan.
  8. Membuat laporan yang berhubungan dengan kegiatan seperti produksi, penggajian, maupun pengiriman untuk memverifikasi rincian, mengevaluasi kinerja dan mengawasi aktivitas kerja.
  9. Mengkomunikasikan atau menginformasikan prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada staf.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-unsur administrasi perkantoran melputi:

  1. Organisasi, yakni merupakan tempat dan kerja sama dalam mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditentukan.
  2. Manajemen, yakni merupakan suatu rangkaian kegiatan penataan yang teratur agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran dapat terkendali.
  3. Keuangan, yakni merupakan kegiatan yang dilaksanakan yang berhubungan dengan pengelolaan anggaran.
  4. Perlengkapan, yakni merupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan seperti ; mesin kantor, alat tulis kantor, perabotan kantor dan perlengkapan ruang kerja lainnya.
  5. Personalia, yakni merupakan bentuk aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam suatu organisasi kerja.
  6. Ketatausahaan, yakni merupakan aktivitas dalam pengolahan informasi yang dibutuhkan dalam membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi.
  7. Komunikasi, yakni merupakan aktivitas yang mengdistribusikan informasi pada proses penyelesaian pekerjaan.
  8. Hubungan masyarakat, aykni merupakan kegiatan yang mengkaitkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingannya dengan organisasi kerja atau malah sebaliknya.
Baca Juga :  Tugas dan Tanggung Jawab Kontraktor Pelaksana Proyek

Ruang lingkup administrasi perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran meliputi:

1. Kegiatan Kantor

A. Perencanaan perkantoran (office planning)
  1. Penataan ruang kantor
  2. Penerangan ruang kantor
  3. Perencanaan gedung
  4. Ventilasi udara
  5. Perlengkapan peralatan kantor
  6. Standar kualitas kerja
  7. Sistem informasi dan telekomunikasi
  8. Anggaran (budgeting) perkantoran
B. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
  1. Pembagin mengenai pekerjaan atau tugas agar lebih efisien dalam perusahaan
  2. Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun terhadap bawahan
  3. Penyediaan perabotan, peralatan/perlengkapan yang tepat, dan sesuai dengan jenis pekerjaan agar memudahkan karyawan dalam menjali tugas atau pekerjaan
C. Pengarahan perkantoran (office actuating)
  1. Memiliki teknik yang efektif dalam mengawasi pekerjaan bawahan
  2. Memiliki teknik yang efektif dalam memberikan motivasi kepada bawahan
  3. Pemberian bantuan terhadap karyawan dalam hal menyelesaikan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam tugas atau pekerjaannya.
  4. Penyatus visi dan misi karyawan serta organisasi
  5. Penggunaan pertimbangan yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

A. Lokasi kantor
  1. Faktor Kenyamanan
  2. Faktor keamanan
  3. Faktor lingkungan
  4. dan Faktor harga
B. Gedung
  1. Menjamin Kenyamanan, keamanan dan kesehatan terhadap karyawan
  2. Memiliki fasilitas yang baik
  3. Harga gedung yang seimbang dengan biaya dan keuntungan.
C. Peralatan
  1. Perabotan kantor :Kursi, meja, laci dll
  2. Perbekalan kantor : Tinta, pena, kertas, printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya
D. Interior

Interior ialah tatanan perabot kantor yang mendukung pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti Ventilasi, Jendela, penghias ruangan, plafon, dan penerang ruang kantor.
E. Mesin-mesin kantor

Mesin-mesin kantor harus disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
Demikianlah pembahasan kami mengenai Pengertian Administrasi Perkantoran, Semoga bermanfaat..
Artikel lainnya :

Baca Juga :  Pengertian Komitmen Organisasi, Manfaat, Bentuk, Indikator dan Faktor
Administrasi Perkantoran – Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Ruang Lingkup
5 (100%) 1 vote[s]