Definisi Sekretaris – Tugas, Fungsi, Tujuan Dan Jenis-Jenis

Posted on

Definisi Sekretaris -Sekretaris berasal dari bahasa latin yakni “secretum”  yang artinya rahasia. Untuk lebih jelas lagi kami akan membahas materi makalah definisi mengenai Sekretaris mulai dari Definisi, Pengertian sekretaris menurut para ahli, Tugas, Fungsi, Tujuan Dan Jenis – Jenis Sekretaris. Jadi, Simaklah ulasannya di bawah ini.

Sekretaris

Definisi Sekretaris

Sekretaris berasal dari bahasa latin yakni “secretum”  yang artinya rahasia, rahasia di sini maksudnya bahwa seseorang yang mengetahui, memiliki semua rahasia organisasi. Sehingga seorang sekretaris bertugas membantu seluruh orang yang ada di dalam organisasi sebagai perpanjangan tangan pimpinan.

Secar umum, Sekretaris yakni merupakan sebuah profesi administratif yang bersifat mendukung. Nama sekretaris merujuk pada sebuah pekerjaan kantor yang bertugas menjalankan pekerjaan rutin, tugas administratif atau tugas pribadi dari pimpinanya atau atasannya.

Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

 

  • Hartiti Hendrato Dan Tulus

    Menurut mereka, Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran.

  • Saiman

    Menurutnya, Sekretaris adalah seseorang yang memiliki tugas mengenai kegiatan tulis menulis atau kegiatan catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu pekerjaan perkantoran atau perusahaan.

  • The Liang Gie

    Menurut The Liang Gie, yang dikutip oleh Saiman bahwa yang dimaksud dengan sekretaris merupakan seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan tulis menulis dan surat menyurat termasuk juga menyiapkan bagi pejabat penting atau suatu organisasi.

  •  Wursanto

    Menurut Wursanto, yang dikutip Saiman bahwa arti sekretaris merupakan seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan/ atasan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan detail pimpinannya.

  • Betty Hutchinson Dan Carol Milano

    Menurut mereka, pengertian sekretaris adalah seorang profesional, sebagai seseorang profesional, anda diharapkan menampilkan berbagai tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi dapat dipercaya, jujur dan berkepribadian.

 

Tugas Sekretaris

Adapun tugas seorang sekretaris yakni mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Lebih lengkapnya, tugas sekretaris yakni menjalankan pekerjaan rutin, tugas administratif atau tugas pribadi milik pimpinan Sekretaris biasanya bekerja dibelakang meja dan kebanyakan sekretaris adalah wanita.

Fungsi Sekretaris

Terdapat fungsi sekretaris organisasi atau perusahaan terhadap atasan dan juga bawahan, diantaranya:

1. Fungsi Terhadap Atasan
Adapun fungsi sekretaris terhadap pimpinan yaitu:

  • Menjadi penentu kebijakan yang bersifat adil bagi pegawai, berkaitan dengan pengaturan posisi yang telah di sesuaikan dengan kehalian masing-masing
  • Menjadi sumber yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi berbagai tugas dan fungsinya
  • Menjadi penerus keinginan atasan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas-tugas.
  • Sebagai alternatif pemikiran ide yang dikeluarkan oleh pimpinan
  • Menjadi faktir penunjang keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

2. Fungsi Terhadap Bawahan
Sekretaris juga berfungsi bagi bawahan, yakni fungsinya :

  • Menjadi sarana pemberi motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan yang di tugaskan dilakukan dapat bekerja dengan benar dan lancar sesuai tujuan yang telah ditetapkan.
  • Memberikan rasa bangga kepada bawahannya dalam melakukan pekerjaan perusahaan.
  • Sebagai penerima pendapat atau usul bawahan dalam berbagai masalah yang dihadapi
  • Mengadakan pendekatan pada bawahan agar mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan keinginan bawahan.

Tujuan Sekretaris

Tujuan adanya sekretaris dalam organisasi atau perusahaan, yakni :

  • sebagai acuan utama atasan atau pimpinan untuk merundingkan hal yang menjadi masalah dalam menjalankan pekerjaan perusahaan atau organisasi.
  • Membantu/ mendukung kelancaran kegiatan pimpinan terutama dalam kegiatan administrasi
  • Memastiakn kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan dan bertanggung jawab dalam aktivitas rutin yang diselenggarakan perusahaan/organisasi dengan menyalurkan pengetahuan yang dimiliki.
  • Meningkatkan citra pimpinan.
  • Memperlancar kegiatan ketata usahaan dikantor seperti menulis, mengetik, komputer, kearsipan dan penggandaan dokumen yang diperlukan suatu perusahaan.
  • Mempererat hubungan pimpinan dengan bawahan dalam hal komunikasi, dengan kata lain sebagai media penghubung antara atasan dan bawahan dalam perusahaan
  • Media penyimpan, perekam,pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyususnan jadwal kerja harian dalam perusahaan atau organisasi.

Jenis-Jenis Sekretaris

Sekertaris dibedakan menjadi beberapa jenis, diantaranya yakni :

  • Sekretaris Organisasi

Sekretaris Organisasi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi selain menjalankan tugas dari pimpinan, juga berkedudukan menjadi manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Contoh seperti sekretaris organisasi yaitu sekretaris jendral, sekretaris kabinet, sekretaris wilayah dan yang lainnya. sebagainya.

  • Sekretaris Pimpinan & Sekretaris Pribadi

Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan merupakan seseorang membantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas – tugas perkantoran untuk pimpinan tertentu.

Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi ialah seseorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang dan bersifat pribadi. Dengan kata lain, sekretaris pribadi yakni seseorang yang diangkat atau digaji oleh perorangan.

Demikianlah pembahasan kami mengenai Sekretaris, semoga bermanfaat ..

Artikel lainnya :