Pengertian Dokumentasi, Fungsi,Tujuan Dan Kegiatan

Posted on

Dokumentasi- Apa itu yang maksud dengan dokumentasi? Dokumentasi merupakan aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian. Untuk lebih jelasnya kami kan mengulas materi makalah mengenai dokumentasi meliputi Pengertian, Fungsi, Tujuan, Tugas kegiatan Dan Jenis-jenis Dokumentasi. Simaklah ulasannya di bawah ini.

Dokumentasi
Dokumentasi

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi merupakan aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.

Ada pula yang mendefinisikan dokumentasi sebagai aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.

Fungsi Dokumentasi

Setelah memahami pengertian dokumentasi, selanjutnya kita juga perlu mengetahui apa fungsinya. Di bawah ini adalah fungsi dokumentasi secara umum dan fungsi dalam perusahaan.

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

  • Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
  • Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan dokumen
  • Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen
  • Menghindari kerusakan terhadap dokumen
  • Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
  • Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
  • Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan infomasi dan data yang ada dalam dokumen

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Dalam perusahaan, ada banyak sekali fungsi dokumentasi, antara lain:

  • Sebagai memori perusahaan yang digunakan untuk menjaga instansi
  • Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan
  • Digunakan sebagai alat pembuktian
  • Digunakan sebagai rujukan histors
  • Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai menejemen perusahaan
  • Untuk keperluan pendidikan karyawan baru
  • Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien

Peranan dan Tujuan Dokumentasi

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya dalam penjelasan pengertian dokumentasi, tujuan kegiatan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan, serta bukti.

Beberapan peranan dokumentasi antara lain:

  • Membantu pelayanan di bidang dokumentasi
  • Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
  • Mengadakan konferensi seminar ilmiah
  • Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
  • Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen
  • Membuat dan mengembangkan katalog

Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Tugas-tugas dokumentasi:

  • Mencari serta mengumpulkan bahan
  • Mencatat dokumen serta mengolahnya
  • Mempublikasikan serta mendistribusikan dokumen yang diperlukan
  • Melakukan filing atau sebuah pengarsipan

Jenis-Jenis Dokumentasi Secara Umum

Secara umum jenis dokumentasi, yaitu:

1. Dokumen Berdasar Kegiatan

  • Dokumen Pribadi; berhubungan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
  • Dokumen Niaga; berhubungan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
  • Dokumen Pemerintah; berhubungan ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.

2. Dokumen Berdasar Bentuk Fisik

  • Dokumen Literer; karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Contohnya: buku, majalah, film.
  • Dokumen Korporil; berupa benda bersejarah. Contohnya: patung, fosil, dll.
  • Dokumen Private; berupa sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, dan surat dinas, laporan.

3. Dokumen Berdasar Fungsinya

  • Dokumentasi dinamis: penyelesaian pekerjaan langsung (dinamis aktif, semi aktif, dan in aktif).
  • Dokumentasi statis: penyelesaian pekerjaan langsung (dokumen koprol, literal, private).

4. Dokumen Berdasar Sifatnya

  • Dokumen tekstual; informasi tertulis. Contoh: majalah, buku, dll
  • Dokumen nontekstual; informasi teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, dll

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

  • Dokumen fisik; berhubungan materi, ukuran, sarana prasarana, dll.
  • Dokumen intelektual; berdasar tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, dll.

6. Dokumen Berdasar Dokumentasi

  • Dokumen Primer; penyajian informasi hasil penelitian asli dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, dan disertasi.
  • Dokumen Sekunder; penyajian informasi literature primer/dokumen biliografi
  • Dokumen Tersier; penyajian informasi literatur sekunder. Contoh: buku, teks dan panduan literatur.

Jenis-Jenis Dokumen dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, dokumentasi ini menjadi hal yang penting karena perusahaan bisa melakukan strategi dan analisis berdasarkan data yang valid. Dokumentasi juga berfungsi sebagai pengukur kondisi perusahaan.

Jenis-jenis dokumen bisnis sangat banyak sekali. Umumnya perusahaan menggunakan dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi agar  mencapai persetujuan yang legal. Berikut ini adalah beberapa jenis dokumen bisnis yang wajib Anda ketahui. Antara lain:

  • Email dan Memorandum

Karyawan biasanya menggunakan email untuk berinteraksi, namun sebelum media ini populer, mereka sering memakai memorandum.Akan tetapi ternyata memo juga masih dipakai bila ada hal yang wajib dijaga privasinya, terlebih lagi soal filing.

  • Business Letters

Business letters digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Adapun hal ini bisa meliputi kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan dan masih banyak lagi. Jaman sekarang, surat bisnis lebih banyak dikirim via email karena lebih efektif.

  • Business Report

Business report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. Adapun bussiness report tersebut lebih detail dengan penambahan chart,images, graphs, case studies hingga statistik.

Umumnya laporan ini juga diberikan pada investor seperti laporan penjualan dan perbandingannya.

  • Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi digunakan untuk memangkas waktu agar transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya dalam bentuk invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.

  • Dokumen Finansial.

Dokumen finansial mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, history bank dsb. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Apakah pendapatannya dalam beberapa bulan belakangan surplus atau tidak.

Dari sekian beberapa jenis dokumentasi, salah satu yang paling penting yaitu dokumen perdagangan. Dokumen-dokumen niaga ini bisa mulai Anda pelajari pada daftar berikut:

  • Surat/dokumen perkenalan
  • Surat/dokumen daftar harga
  • Surat/dokumen penawaran
  • Surat/dokumen pesanan
  • Surat/dokumen invoice (tagihan)
  • Surat/dokumen pengiriman barang
  • Rekening dan Faktur
  • Surat/dokumen pengaduan
  • Surat/dokumen berisi tuntutan beserta penyelesaiannya
  • Surat/dokumen gugatan
  • Surat/dokumen memo kredit
  • Surat/dokumen pengajuan kredit
  • Surat/dokumen perjanjian
  • Surat/dokumen rekomendasi
  • Surat/dokumen keputusan

Proses dokumentasi merupakan hal yang paling remeh dan memakan waktu. Karena itu, ketika bisnis baru dimulai, membangun sistem administrasi dan dokumentasi yang tepat harus segera dilakukan.

Demikianlah penjelasan kami mengenai materi DOKUMENTASI, Semoga bermanfaat..

Artikel Lainnya :